I. SINAV GÖREVLİLERİNİN BELİRLENMESİ

ÖSYM, sınav görevlileri atama işlemlerini merkezi olarak Görevli İşlemleri Sistemi (GİS) üzerinden gerçekleştirmektedir. 20 Mart 2011 tarihinden itibaren başlatılan bu uygulama sınav görevlilerinin önerileri doğrultusunda geliştirilmekte ve güncellenmektedir.

Tüm görevlendirmelerde, Kanun, Yönetmelik, Yönerge ve ilgili mevzuatlarda belirtilen hükümler geçerlidir. Merkezimiz tarafından, sınavlarda görevlendirilmek üzere bilgileri elektronik ortamda yer alan görevli sayısı 520.000’dir. Sınavlarda görevlendirmeler Başkanlıkça sisteme kaydı yapılan kişiler arasından A, B ve C grubu görevlendirmeler olmak üzere üç grupta yapılır.

A Grubu Görevlendirmeler

Sınav Koordinatörlükleri tarafından gerçekleştirilen görevlendirme atamaları:

a) Bina Yöneticisi
b) Engelli Salon Görevlisi
c) Cezaevi Görevlisi
d) Hizmetli
e) Yerel Sınav Evrakı Koruma Görevlisi

ÖSYM tarafından belirlenmiş olan ve Sınav Koordinatörlükleri tarafından gerçekleştirilen A Grubu görevlendirmeler;

Bina Yöneticisi: Yükseköğretim kurumlarına ait binalarda görevlendirilen Bina Yöneticisi, ilgili binanın üst yetkilisi sayılan Dekan ve Dekan Yardımcısı/Yüksekokul Müdürü ve Yüksekokul Müdür Yardımcısı veya Fakülte Sekreteridir.

Milli Eğitim Bakanlığı’na bağlı ilk ve ortaöğretim binalarında bu görevlilerin öncelikli olarak ilgili okulun Müdür ve Müdür Yardımcıları olmaları koşulu aranır. Ancak, sınav görevini yerine getiremeyecek durumda olduğunu Sınav Koordinatörlüklerine beyan eden ve mazereti ilgili koordinatörlük tarafından uygun görülen görevlinin yerine, mevcut görevine vekâlet edebilecek nitelikte olan diğer okul görevlisi, ilgili binanın üst sorumlusunun önerisi doğrultusunda Sınav Koordinatörlükleri tarafından görevlendirilir.

Engelli Salon Görevlisi: Bu görevlere Sınav Koordinatörü tarafından engelli adaylara sınavı uygulayabilecek nitelikte biri okuyucu biri işaretleyici olmak üzere en az iki görevli atanır. Okuyabilme yeteneği zayıf olan görevliler bu göreve atanamazlar. Sınav Koordinatörlükleri tarafından bu görevi yerine getirilmesine engel olacak derecede engeli olan görevliler atanamaz. Görevi sırasında engelli adaylara destek oldukları tespit edilen görevlilere daha sonraki sınavlarda görev verilmez.

Cezaevi Görevlisi: Sınav uygulama esasları ve ortam koşulları dikkate alınarak, uygun görevliler arasından Sınav Koordinatörlükleri tarafından atanır.

Hizmetli: Bu görevliler fiili olarak görev yaptıkları binalarda, Bina Üst Yetkilisinin Sınav Koordinatörlüklerine yaptıkları öneri doğrultusunda atanır.

Yerel Sınav Evrakı Koruma Görevlisi: Öncelikli olarak Akademisyenler arasından sınav koordinatörlüğünden yerel olarak atanır. Herhangi bir Yüksek Öğretim Kurumunda memur olarak çalışan kişiler de bu göreve atanabilir.

B Grubu Görevlendirmeler

ÖSYM tarafından merkezi olarak Görevli İşlemleri Sistemi (GİS) üzerinden yapılan görevlendirmeler:

a) Bina Sınav Sorumlusu (BSS)
b) Bina Sınav Sorumlusu Yardımcısı (BSSY)
c) Salon Başkanı (SB)
d) Gözetmen
e) Yedek Gözetmen
f) Şehir İçi Sınav Evrakı Nakil Görevlisi

Bu gruptaki görevlendirmelerin hepsi (http://gis.osym.gov.tr) üzerinden tercih alınarak gerçekleştirilir.

Bina Sınav Sorumlusu ve Bina Sınav Sorumlusu Yardımcısı: Bu görevlere atama, ilgili Sınav Koordinatörlüğündeki en üst akademik unvandan başlanarak yapılır. Yeterli sayıda akademik unvanlının bulunmadığı Sınav Koordinatörlüklerinde, Milli Eğitim Bakanlığındaki unvanlara göre atama yapılır. Bu görevlere atanacak kişiler, fiili olarak görev yaptıkları binalarda Bina Sınav Sorumlusu olarak görevlendirilmeyip, farklı bir sınav binasında Bina Sınav Sorumlusu olarak görev yaparlar.

Salon Başkanı: Öncelikli olarak akademisyenlerden ilgili binayı tercih edenler arasından, puan sırasına göre atama yapılır. Yeterli görevlinin bulunmadığı durumlarda Millî Eğitim Bakanlığına bağlı görevliler arasından yine puan sırasına göre atama yapılır.

Gözetmen: Görevlendirilen salon başkanının unvanına bakılarak uygun unvanlı aynı binayı tercih eden görevlilerden puan sırasına göre atama yapılır.
Yedek Gözetmen: Öncelikli olarak Araştırma Görevlilerinden atanır. Yeterince Araştırma Görevlisinin bulunmadığı durumlarda Millî Eğitim Bakanlığına bağlı öğretmenlerden yine unvan sıralamasına göre atama gerçekleştirilir.

Şehir İçi Sınav Evrakı Nakil Görevlisi: Merkezi olarak, Yüksek Öğretim Kurumlarında çalışan memurlar arasından atama yapılır. Sınav evrakı taşıma işine nezaret etmeyi engelleyecek veya görevi aksatmaya neden olacak niteliklerde sağlık sorunu bulunanlara bu görev verilmez. Bazı durumlarda Şehir İçi Sınav Evrakı Nakil Görevlisi sınav evrakını indirme ve bindirme işlemlerine de destek vermesi gerekebilir.

C Grubu Görevlendirmeler

Bu gruptaki görevlendirme işlemi, sınava ait aday atamasının hemen sonrasında Sınav Koordinatörlükleri için tercih işlemlerinin (http://smt.osym.gov.tr) internet üzerinden alınması ile merkezi olarak yapılır. Görevlendirme, puan ve Sınav Koordinatörlükleri için yapılmış olan tercihlere göre yapılır. Bu görevlendirmeler;

a) ÖSYM Temsilcisi
b) ÖSYM Engelli Temsilcisi
c) Yöredışı Sınav Evrakı Nakil/Koruma Görevlisi atamalarını içermektedir.

ÖSYM Temsilcisi: Ankara’da faaliyet gösteren Yüksek Öğretim Kurumlarında çalışan, ÖSYM Başkanlığı tarafından verilen eğitimi almış ve Sınav Merkezi Tercih Sistemi (SMT)’ne dâhil edilmiş olan Profesör ve Doçent unvanına sahip olan akademisyenler merkezi olarak atanır. ÖSYM Temsilcisi, Ankara’ya coğrafi sınırı bulunmayan sınav koordinatörlüklerine görevlendirilen Profesör ve Doçent unvanına sahip olan akademisyeni ifade etmektedir.
Sınav koordinatörlüğü ile coğrafi sınırı bulunan komşu illerde görevli Profesör ve Doçentler ÖSYM Temsilcisi olarak görevlendirilir.

ÖSYM Engelli Temsilcisi: ÖSYM Başkanlığı tarafından verilen eğitimi almış ve Sınav Merkezi Tercih Sistemi (SMT)’ne dâhil edilmiş olan ÖSYM ve YÖK çalışanları arasından atanır. İhtiyaç olduğunda Ankara’da faaliyet gösteren Yüksek Öğretim Kurumlarında çalışan, ÖSYM Başkanlığı tarafından verilen eğitimi almış ve Sınav Merkezi Tercih Sistemi (SMT)’ne dâhil edilmiş olan Profesör ve Doçent unvanına sahip olan akademisyenler de atanabilir.
Yöredışı Sınav Evrakı Nakil/Koruma Görevlisi: Ankara’da faaliyet gösteren Yüksek Öğretim Kurumlarında çalışan ve ÖSYM Başkanlığı tarafından verilen eğitimi almış olan personel ile ÖSYM ve YÖK çalışanları arasından Merkezimiz tarafından atanır.

II. SINAV GÖREVLİLERİNİN ATANMASI

Görevli atamalarının gerçekleştirilmesi ve sınav görev kartının düzenlenmesi
Görevli atamalarında birinci eylem altında belirtilmiş olan temel ilkelere uyum esastır. Genel olarak aşağıda açıklanan Standart görevli atama prosedürü uygulanarak görevlendirmeler gerçekleştirilir.

Standart görevli atama prosedürü: Atamalar; a) Görevlilerin sınav binalarını/sınav Koordinatörlüğü tercihi, b) unvanı, c) puanı ve d) hizmet yılı esas alınarak yapılmaktadır. Görevli atamalarının temelini, gönüllük esasına bağlı olarak görevlilerin sınav binalarını tercih etmesi oluşturur.

Her görevli ilgili koşulları sağlaması kaydı ile tercih ettiği yerlerde unvanı, puanı dikkate alınarak görevlendirilebilir. Bunun için sınav öncesinde tercihler toplanır. Tercih edenler hangi görevi tercih ettiklerini belirtmek durumundadırlar. Zorunlu bir durum olmadıkça görevliler tercih etmedikleri yerlerde gönderilmezler.
Her görevli az 5 en fazla 20 görev yeri tercihi yapabilir. ÖSYM Temsilcileri ve Nakil/Koruma Görevlilerinin atanmasında en az 1 en fazla 8 görev yeri tercihi yapılabilir.

Her hangi bir görev için belirlenmiş olan ön koşulları sağlayan görevli talepleri dikkate alınarak, Bina Sınav Sorumlusu, Bina Sınav Sorumlusu Yardımcısı, tüm salon görevlileri ve yedeklerin görevlendirilmesinde Tablo 1’de yer alan akademik ve Millî Eğitim Bakanlığı unvanları dikkate alınarak atama önceliği sırası belirlenir. Bina Yöneticileri için ise Tablo 2’de yer alan idari unvanlar dikkate alınarak atama yapılır. Tablo 3’de yer alan unvanlar esas alınarak Şehir İçi Nakil Görevlilerinin ataması yapılmaktadır.

Tablo 1. Akademik ve Milli Eğitim Bakanlığı Unvanları ile Atamaya Esas Teşkil Eden Görevlendirilme Öncelik Sırası Akademik Milli Eğitim Bakanlığı

1. Profesör Doktor
2. Profesör
3. Doçent Doktor
4. Doçent
5. Yardımcı Doçent Doktor
6. Yardımcı Doçent
7. Öğretim Görevlisi Doktor
8. Öğretim Görevlisi
9. Araştırma Görevlisi Doktor
10. Uzman Doktor
11. Okutman Doktor
12. Araştırma Görevlisi
13. Okutman
14. Müdür
15. Müdür Yardımcısı
16. Öğretmen

Tablo 2. Bina Yöneticisinin Kurumlara Göre Görevlendirilme Öncelik Sırası Fakülte Yüksekokul/Meslek Yüksek Okulu Milli Eğitim Bakanlığı Okulları

1. Dekan
1. Müdür
1. Müdür
2. Dekan Yardımcısı
2. Müdür Yardımcısı
2. Müdür Yardımcısı
3. Fakülte Sekreteri
3. Yüksekokul Sekreteri
3. Öğretmen
4. Öğretim Üyesi
4. Öğretim Görevlisi
Tablo 3. Şehir İçi Sınav Evrakı Nakil Görevlilerinin Görevlendirilme Öncelik Sırası Akademik ve Milli Eğitim Bakanlığı
1. Genel Sekreter
2. Genel Sekreter Yardımcısı
3. Daire Başkanı
4. Enstitü Sekreteri
5. Fakülte Sekreteri
6. Yüksekokul Sekreteri
7. Şube Müdürü
8. Uzman
9. Şef
10. Memur

Görevli atamalarında tercih, unvan ve puan da eşitlik olması durumunda hizmet yılı bir diğer ölçüt olarak dikkate alınır. Bu durumda yine bir eşitlik söz konusu ise yaşı büyük olan öncelikli olarak göreve atanır. Yine de eşitlik bozulmuyor ise görevli ataması rastgele yapılır.Görevlilerin atama işlemlerinde yapmış oldukları tercihler yaptıkları sıra ile değil, rastgele olarak alınarak atama yapılır.

Sınava ait her bir bina tercihi için oluşturulan görevli kümesinde, unvan, puan ölçütleri kullanılarak atama gerçekleştirilir. Yapılacak olan atama da bina içerisindeki en üst unvana sahip görevlinin (Tablo 2) bina sınav sorumlusu olması esas alınarak yapılır. Aynı işlem salon içi atamaları içinde geçerlidir.

Ön koşulu sağlamayan görevliler zorunlu bir durum olmadıkça ilgili göreve atanamazlar. Sisteme yeni giren görevlilerin puanları o sınav merkezindeki kendi unvanındaki görevlilerin puan ortalaması ile oluşturulur. ÖSYM Personeli ve YÖK Personelinden sisteme yeni başlayanların puanları aynı sınav unvanına sahip görevlilerin puan ortalaması esas alınarak hesaplanır. Her göreve gittiğinde aldığı bir (1) TL ücret bir (1) puan olacak şekilde puanı düşürülür.

Zorunlu durumlarda, ÖSYM Başkanlığı takdir hakkını kullanarak sınavın niteliğine göre gerekli görürse puan sistemini uygulamadan da görevli atamaları gerçekleştirir. Bu durumda da görev alan görevlinin puanı yapmış olduğu göreve göre mevcut puanında düşülür.Herhangi bir sebeple sınav merkezi değiştirmiş olan görevliler, sınav merkezindeki kendi unvanındaki görevlilerin puan ortalaması ile değerlendirilerek puanı oluşturulur.

Görev atamaları sadece “SINAV GÖREVLİLERİNİN SINAV KURALLARINA AYKIRILIK TEŞKİL EDEN FİİLLERİ VE UYGULANACAK İDARİ YAPTIRIMLAR HAKKINDA YÖNERGE”si kapsamında kısıtlamaları olmayan görevliler için uygulanır. 6114 sayılı yasa kapsamında sistem dâhilinde olan kişiler arasında görevlendirme tercihi yapması Başkanlığın takdirindedir.
Görevlendirmelerde, ÖSYM Temsilcisi, Yöredışı Sınav Evrakı Nakil/Koruma Görevlisi atama işlemlerinden sonra bina görevlileri atama işlemleri yapılır.

Görevlendirme İşlem Adımları

1. Sınav yapılacak bina ve salonların kesinleşmesinden sonra, A Grubu görevlendirmeler, Sınav Koordinatörlükleri tarafından ÖSYM Yönetim İşlemleri Sistemi (YİS) kullanılarak gerçekleştirilir.

2. B Grubu görevlendirmeler ise görev almak isteyenlerin Sınav Binası Tercihlerini, GİS sistemini kullanarak yapmalarından sonra, gerçekleştirilir.

3. Sınav Koordinatörlüklerinin atama işlemi ve görevlilerden tercih toplama işlemi aynı anda bitirilir ve salon görevlisi olarak atanma işlemi ÖSYM tarafından gerçekleştirilir (B Grubu Görevlendirmeler).

4. A ve B grubu görevli atamalarının bitiminde, “GİS” ortamı Onay/İptal işlemleri için açılır. Bu işlem ile görevliler sistemde belirtilen bitiş tarihine kadar kendilerine verilen görevi onaylayabilir ya da iptal edebilir.

Dikkat: Sınav Koordinatörlükleri tarafından ataması gerçekleştirilen görevlilerin de GİS sisteminden Onay/İptal İşlemi yapması gerekmektedir (A Gurubu Görevlendirmeler).

5. Onay/İptal sonrasında boş kalan görev yerlerine Sınav Koordinatörlükleri tarafından tekrar atama yapılır.
6. Sınav görevini onaylamasına rağmen, iptal etmek isteyen görevli, geçerli mazeretini Sınav Koordinatörlüklerine bildirerek bu görevini iptal edebilir.

Bu işlemler çerçevesinde sınavda görev almak isteyen tüm görevlilerin, ÖSYM’nin internet sayfasında açıklanmış olan sınava ait Başvuru Tarihleri ve Sınav Tarihi arasında kalan süreçte GİS sistemini takip etmeleri gerekmektedir. Tercih işlemleri aday büyüklüğüne bağlı olarak sınavdan yaklaşık 15 ile 30 gün önce başlamaktadır.

III. SINAV GÖREVLİLERİNE SINAV ÜCRETİ ÖDENMESİ

“18/01/2012 tarihli ve 2012/2723 sayılı Bakanlar Kurulu kararı ile yürürlüğe konulan “Sınav Ücretlerine İlişkin Usul ve Esaslar”; Milli Eğitim Bakanlığı ile ÖSYM tarafından yapılan merkezi sınavlar, yükseköğretim kurumlarının açıköğretim sınavları, kamu kurum ve kuruluşları ile özel hukuk tüzel kişilerinin talepleri üzerine yükseköğretim kurumlarına yurt içinde ve yurt dışında yapılan tüm sınavlarda, soruların hazırlanmasında görevlendirilenlere, sınav soru havuzunda yer alacak soruların hazırlanmasında katkısı olanlara, sınav koordinatörlüklerinin koordinatörüne ve diğer personeline, bina sınav sorumluları ile bina yöneticilerine, salon başkanlarına, gözetmenlere, sınav güvenliğini sağlayan kolluk kuvvetlerine, kapalı dönem çalışanlarına ve sınav süresince görev alan diğer personele ödenecek sınav ücretlerini düzenlemiştir.

Usul ve Esasların beşinci (5.) maddesinin onikinci (12.) fıkrası, Usul ve Esaslar kapsamında bir yıl içinde aynı kişiye ödenebilecek toplam sınav ücretinin, sınav koordinatörlükleri için 370.000, diğerleri için 300.000 gösterge rakamının memur aylık katsayısı ile çarpımı sonucu bulunan tutarı geçemeyeceğini hüküm altına almış olup bu limitlere (limit değişiklikleri de takip edilerek) titizlikle uyulması, diğer kurumlar tarafından yapılan merkezi sınavlarda almış olduğunuz görev ve ücretlerin Merkezimizce bilinmesinin ve kontrolünün mümkün olmadığı, dolayısıyla tüm diğer sınavlarla birlikte alınan görevlere bağlı ücretler toplamının bu limitleri aşmaması, limitlerin aşılması sonucunu doğuracak görevlendirmelerin Merkezimize bildirilmesi gerektiği, ÖSYM de dahil olmak üzere ilgili kurumların Sayıştay’ca dış denetimi veya yetkili birimlerce yapılacak denetim ve kontrollerde bu soruna yönelik bir tespitle karşılaşılması halinde sınavı ve ödemeyi yapan kurumların harcama yetkilileri ve gerçekleştirme görevlilerinin maruz kalacağı mali sorumluluğu ilgili koordinatöre ve diğer görevlilere rücu ettirmemesi ve bu sebeple koordinatörler ve görevlilerin herhangi bir mali, idari ve cezai sorumluluğa maruz kalmaması açısından görev ve yetkilerin mevzuata uygun olarak yerine getirilmesi gerekmektedir.

ÖNEMLİ UYARI: ÖSYM bu ilkelerde değişiklik yapma hakkına sahiptir. Bu nedenle ilgililerin en güncel ilkeleri dikkate alınması esastır. Yayınlanma Tarihi: Mart 2013.