Proje ekibinin kurulması:
Sayın Bakanımızın direktifleri ile, gerek maliyet gerekse zaman açısından bir başka kurumca analiz ve değerklendirme işlemlerinin daha fazla zaman ve iş gücü gerektireceği öngörüldüğünden, proje ekibi Bakanlığımız ve Kurumumuz bünyesinden teşekkül edilmiştir. Proje ekibinde birim temsilcileri ile Bilgi İşlem Dairesi proje yöneticileri ve uzman personel görevlendirilerek 01.07.2014 itibariyle çalışmalara başlanmıştır.

Kurumsal iş ve süreç analizi:
Proje ekibi Genel Müdürlük, Bölge Müdürlüğü ve Yurt Müdürlüğü personelleri ile kurumun iş akışları 120 saati aşkın yüz yüze görüşme neticesinde iş süreçlerinin diyagramlarını çizerek süreç analizini tamamlamış ve Süreç Analiz Raporu hazırlanmıştır.

Kurumsal süreçlerin değerlendirilmesi:
Hazırlanan Süreç Analiz raporları doğrultusunda kurum birimlerinin her bir kademesinden 215 personelin katılımı ile 8-10 Aralık 2014 tarihlerinde Antalya’da Elektronik Değişim ve Dönüşüm Çalıştayı düzenlenmiştir. Çalıştayda 3 farklı salonda 7 masada, 12 oturumla 40’dan fazla iş akış süreci değerlendirilmiştir. Düzenlenen çalıştayda süreçler hakkında 1000’den fazla sorun tespit edilmiş ve çok sayıda çözüm önerisi geliştirilmiştir.

Kurumsal süreçlerin sadeleştirilmesi ve bürokratik basamakların iyileştirilmesi:
Elektronik Değişim ve Dönüşüm Çalıştayı neticesinde tespit edilen sorun ve çözüm önerileri üst yönetime aktarılarak yine üst yönetimce belirlenen vizyon ve misyon doğrultusunda iş süreçleri ve bürokratik süreç yeniden düzenlenmiştir.

Proje planının ve takvimin hazırlanması:
Üst yönetimce belirlenen vizyon ve misyon doğrultusunda tekrar yapılandırılan iş akışlarına uygun olarak hazırlanacak olan yazılım için gerekli teknik şartname yazılmış ve TÜRKSAT A.Ş. ile yazılım geliştirme çalışmalarına başlanmıştır.

Bilgi Teknolojileri Dairesinin organizasyonu ve kurumsal yapıya kavuşturulması:
Yeni yazılım ve otomasyon sistemi ile Kurumumuzun tüm faaliyetlerinin bilgi teknolojileri üzerinden akacağı tespit edildiğinden öncelikle Bilgi Teknolojileri Dairesi merkezi ve taşra teşkilatı olarak yeniden organize edilmiştir. 09.03.2016 tarih ve 35901 sayılı yönerge ile Bilgi Teknolojileri Dairesi kurumsal yapısına kavuşmuştur. Bu kapsamda her süreç talimatlandırılmaktadır. Her yıl belirli dönemlerde yapılan eğitimler ile nitelikli hizmet için nitelikli personeller yetiştirilmektedir.

Donanım ve Sistem altyapı çalışmaları:
TÜRKSAT A.Ş. Tarafından geliştirilen yazılımın etkin, hızlı ve güvenli olarak çalışabilmesi için artan işlem ve depolanan veri miktarındaki artış göz önünde tutularak donanım ve sistem altyapısı yeniden düzenlenmiştir. Bu kapsamda; hızlı ve kesintisiz hizmet verebilmek için 10 Fiziksel Uygulama Sunucusu, 26 Sanallaştırılmış Uygulama Sunucusu, 22 Sanallaştırılmış Kullanıcı Sunucusu ve 6 veri tabanı Sunucusu kullanılmaktadır. Sunucular toplamda 850 CPU, 8 TB RAM Ve 320 TB Depolama alanı özelliğine sahiptir. Personelin gereksinimi için bilgisayar ve çevre donanımları modernizasyonu yapılmıştır. Donanımların eksiksiz çalışması için sunucu depolama, Microsoft Office, veri tabanı sunucusu ve san anahtarı, Windows server lisanslaması yapılmıştır.
Başvuru ve sonuç açıklama dönemlerinde yük ve sızma testleriyle güvenli ve kesintisiz hizmet sunulması sağlanmaktadır. Uluslararası standartlarda Sistem güvenliği için; zararlı yazılım engelleyici sistem, Yeni nesil güvenlik duvarı, Web ve veri tabanı güvenlik duvarı, Web ve e-posta filtreleme sistemi, Atak engelleme sistemi, Log yönetim sistemi, Üç nokta güvenlik duvarı, Yük dengeleme sistemi, Son kullanıcı antivirüs yazılımı, Sınır güvenliği analiz sistemi kullanılmaktadır.
EXADATA X62 üzerinde bulunan canlı, veri ambarı ve test veri tabanlarında KYKNET uygulamasıyla ortalama 7.000.000 işlem yapılabilmektedir.
Uygulama performans değerlendirme ve izleme, Network izleme, sunucu ve güvenlik sistemleri izleme görüntüleme yazılımları ile anlık, proaktif takip yapılmakta, SMS ve eposta ile anlık arıza bildirimi yapılmaktadır.
Kurumlar arası çevrimiçi veri alışverişi tek bir noktadan kontrollü ve güvenli bir şekilde yapılmaktadır. SMS ve eposta ile anlık arıza bildirimi yapılmakta ve kullanıcı bazlı yönetim sistemi ile kayıtlı veri akışı sağlanmaktadır.

Yazılım çalışmaları:
KYKNET yazılımı TÜRKSAT A.Ş./ TİGA YAZILIM, Bilgi Teknolojileri Dairesi teknik personeli ile birim proje çalışanlarından oluşan çalışma gruplarınca modül yazılımları yapılmaktadır.

E Devlet Entegrasyonları: KYKNET yazılımının bitirilmesinden sonra bu işlemler e-devlet üzerinden yapılabilmektedir.

Öğrenim/katkı kredisi ve burs sorgulama
Öğrenim/katkı kredisi geri ödeme sorgulama
Kredi/burs iptal başvurusu
Yurt başvurusu
Kredi/burs başvurusu
Kredi geri ödeme erteleme başvurusu
Ücretsiz yurt interneti öğrenci taahhüt ekranı
Ücretsiz yurt interneti personel taahhüt ekranı
Yurt kayıt işlemleri
Kredi/burs taahhütnamesi onayı